Unternehmen für Wachstum strukturieren

Unternehmensstruktur ist der Schlüssel zum Erfolg, das wissen viele bereits. Doch welche Tipps kann man konkret anwenden, um mit mehr Sturktur auch mehr Erfolg zu haben?

Strukturierte Neukundenbehandlung

Als ich in einer Warteschlange vom Bäcker stand und an der Reihe war, war dies das unangenehmste Erlebnis bis dahin in meinem Leben. Die Bäckereifachverkäuferin behandelte mich mit einer derartigen Ungeduld, dass ich mich nicht richtig in ihrer Produktwelt auskannte, dass ich es am Ende sein ließ und meine Brötchen lieber wieder vom SB-Regal des angrenzenden Supermarkts geholt habe.

Neukunden müssen betreut werden – sie müssen in die Regeln eingeführt werden, die es mitbringen, Kunde bei Ihnen zu sein.

Bringen Sie Struktur in die Einweihung von Neukunden. Etablieren Sie ein Initiationsritual, das für jeden Kunden gleich aussieht:

• Stellen Sie zum Beispiel einen Informationsstapel zusammen mit Broschüren, Preislisten und wichtigen Telefonnummern zur Verfügung
• Schenken Sie ein fest definiertes Werbegeschenk (z.B. ein Plüschtier in Form Ihres Firmenlogos)
• Geben Sie dem Kunden ein Bonusheft, auf dessen Rückseite die wichtigsten Infos zu finden sind
• Erstellen Sie eine hübsche Aufmachung Ihrer AGBs
• Geben Sie einen Katalog mit
• Trinken Sie mit dem Kunden einen Champagner

Strukturierte Bestandskundenpflege

Ein einmaliges Kundengeschäft mit hohem Umsatz ist zwar nett, aber ein zuverlässiges Unternehmen bauen Sie nur mit treuen Stammkunden auf.

Betrachten Sie eine Kundenbeziehung nicht wie einen Schatz, den Sie finden, ausgraben und abtransportieren müssen, sondern wie eine Ehe: Über die Jahre summieren sich die positiven Erlebnisse miteinander auf.

Entsprechend sollten Sie auch Ihre Produkte aufbauen: Anstatt den Umsatz auf den Anfang der Kundenbeziehung zu verlagern, machen Sie ein gutes Einstiegsangebot, mit dem Sie Vertrauen aufbauen und holen den Umsatz, wenn der Kunde bei Ihnen bleiben will – zum Beispiel mit Services.

Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie sie schätzen und darum besorgt sind, dass das Problem, das Sie damals für ihn gelöst haben, auch weiterhin unter Kontrolle ist. Das kann durch folgende Dinge passieren:

• Geburtstagsgrüße
• Jährlicher Routineanruf
• Wiedersehen auf Netzwerkveranstaltungen

Überlegen Sie sich zusätzlich, womit der Kunde zusätzlich profitieren kann! Verkaufen Sie ihm eine Leistung, die seine aktuelle Situation noch weiter verbessert.

Strukturierte Büroabläufe

Wenn Sie wachsen wollen, müssen die Abläufe im Büro funktionieren und skalierbar sein. Skalierbar bedeutet in dem Fall: Verdoppeln Sie Ihren Umsatz, müssen Sie auch das Tempo verdoppeln können, in dem Sie Rechnungen und Angebote schreiben.

Ist Ihr Büro noch viel Handarbeit, müssen Sie mehr Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter so schnell wie möglich eingearbeitet werden können:

• Legen Sie sich Einarbeitungs-Material zurecht
• Nutzen Sie eine einheitliche Software oder einheitliche Word-Vorlagen
• Nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System oder einen Cloud-Ordner oder einen Netzwerkordner, um die gemeinsamen Vorlagen miteinander auszutauschen
• Hinterlegen Sie gemeinsame Kunden-Notizen im CRM
• Sammeln Sie alle Adressdaten zentral im CRM

Etablieren Sie Abläufe, bei der jeder Schritt von einer anderen Person erfüllt werden kann:

• Lead- und Kontaktgewinnung über Website-Kontaktformular
• Lead- und Kontaktgewinnung über eingehende E-Mails
• Lead- und Kontaktgewinnung über eingehende Telefonate
• Lead- und Kontaktgewinnung über Filialbesucher
• Beratungs- und Bedarfsermittlungsphase
• Angebot und Vertragsabschluss
• Betreuung der Durchführung
• Bestandskundenbetreuung

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Anschaffung von Software, die die Abläufe vereinheitlicht und dabei optimiert. Hierbei suchen Sie sich einen Software-Hersteller (unsere Empfehlung: Launix), der Sie durch den Prozess begleitet:

• Bedarfsanalyse mit Erörterung der Datenmasken und zu automatisierenden Abläufe
• Umsetzung der Lösung unter Nutzung von möglichst viel Standard-Komponenten
• Anpassung der Lösung an Ihre Individualbedürfnisse
• Pflege und Wartung

Strukturierte Erfüllung von Aufträgen

Auch die Durchführung der Aufträge darf man nicht dem Zufall überlassen. Je nach Unternehmenszweck eignen sich verschiedene Werkzeuge, um die Struktur zu behalten:

• Auftragsliste mit Deadlines, Dringlichkeit, Auftragsdaten
• Ticketsystem für die Erledigung von Service-Fällen
• Schichtpläne
• Projektverwaltungstools

Ob Ihre Abarbeitungs- bzw. Produktionsabteilung fit für den Auftrag ist, erkennen Sie daran, dass Sie die Abteilung mit folgendem Satz zusammenfassen können:

Die Abteilung bekommt als Input einen Auftrag und liefert als Output das Produkt.

Wie Sie die fachlichen Herausforderungen Ihrer Branche lösen, können wir natürlich nicht in diesem Blog-Beitrag lösen.

Prinzipiell sollten Sie aber darauf achten, dass die Abläufe bei Bedarf mitwachsen können. Verlassen Sie sich bei der Produktion auf das „Druidenwissen“ weniger essenzieller Ingenieure? Dann überlegen Sie, dieses Wissen ebenfalls zu strukturieren und zum Beispiel in einem Expertensystem oder einer Datenbank oder gut geschriebener Dokumentation festzuhalten.

Strukturiertes Marketing

Kommunikation bringt Ihnen die neuen Interessenten ins Haus.

Umso wichtiger ist, dass Sie überall wiedererkannt werden. Schließlich bauen Sie mit Präsenz einen Ruf auf und erhalten Empfehlungen von Personen, die vielleicht nicht einmal Ihre Kunden sind.

Zentrales Werkzeug für eine einheitliche Kommunikation ist die Corporate Identity. In einem zentralen Dokument legen Sie fest, wie Sie auftreten, welche Werte Sie verkörpern und womit Sie diese Werte verkörpern.

Fazit

In der amerikanischen StartUp-Szene gibt es ein geflügeltes Wort: „Ideas are cheap“ – Ideen sind billig. Auf die Umsetzung kommt es an.

Setzen Sie Ihr Unternehmen richtig um, können Sie wachsen. Eine klare Struktur ist dabei das mächtigste Mittel.