Effektiv einladen mit einem CRM als E-Mail-Tool

Sie kennen es: Sie haben eine Veranstaltung – sei es ein Firmenjubiläum, eine Messe oder ein Schlussverkauf – und wollen Ihren Dunstkreis einladen. Doch wie genau geht das, ohne eine eigene Fachkraft dafür anstellen zu müssen?

Im CRM-Menü der ERPL Enteprise Suite finden Sie den Menüpunkt „Serienmailings“. Dieses Modul kann mehr als Sie denken. Lassen Sie sich überraschen über die Vielfalt dieses Werkzeugs.

Anwendungsfall: 1:n-Kommunikation

Das Serienmailing-Feature – altbacken auch „Kampagnenmanagement“ genannt – ist ein Instrument der 1:n-Kommunikation. Das bedeutet: Sie kommunizieren nicht individuell, sondern immer denselben Inhalt mit mehreren Emfängern.

Beim Auswahl des Inhalts haben Sie dabei folgende Möglichkeiten:

• E-Mail: Der erstellte Inhalt wird von der Software als E-Mail an die Empfänger gesendet
• Postversand: Sie bereiten den Inhalt (Brieffenster, Anrede usw.) in der Software vor und drucken das Briefpapier aus
• Telefon: Sie telefonieren einen Stapel Empfänger einzeln ab und machen sich jeweils Notizen

Hier ein Beispiel für eine Serienmail:

Über Zustände und Notizen

Damit sich die Empfänger Ihrer Nachricht nicht ganz über einen Kamm geschert fühlen, wird die Kommunikation ab der ersten Rückmeldung wieder individueller.

Rückmeldungen erfassen Sie im Prinzip über zwei Felder: Status und Notiz. Im Status haben Sie unter anderem folgende Auswahl:

• Neu
• Kontaktiert
• Erfolg
• Misserfolg
• Interesse
• Kein Interesse

Sie können sich beliebig neue Zustände über das Admin-Menü anlegen. Nach dem Zustand lässt sich filtern und einige Zustände haben auch eine besondere Bedeutung. So bedeutet der „Neu“-Zustand, dass der Empfänger als nächstes noch eine Mail bekommen muss.

In der Notiz haben Sie Freiraum für Gedanken.

Interaktive E-Mails

Die Tools von Launix erlauben das Erstellen interaktiver E-Mails. Jeder E-Mail können Sie bis zu zwei Interaktionen hinzufügen:

Eine Interaktion ist quasi ein anklickbarer Link, der ein Ergebnis in Ihr CRM zurückmeldet. Klickt ein Empfänger den Link an, wird der Status automatisch auf den neuen Zustand gesetzt und er auf den Dankeschön-URL (aka Ziel-URL) weitergeleitet.

Klickt ein Empfänger den Link an, wird sein Zustand im CRM automatisch auf den gewünschten neuen Zustand gesetzt und Sie erhalten eine automatische Benachrichtigungs-Mail, dass der Empfänger geklickt hat.

Wollen oder müssen Sie auf die interaktive Methode verzichten, weil Sie zum Beispiel die Rückmeldung per Telefon oder Post erhalten, können Sie den Zustand immer noch manuell ändern.

Vertriebscontrolling über die „Statistik“-Funktion

Das CRM enthält auch eine kleine Statistikfunktion, mit der man die Öffnungsrate oder Zusage-Rate jeder Aktion kontrollieren kann.

Dabei wird sowohl die Anzahl, als auch der prozentuale Anteil der Zahlen gemessen.

Mit der Aufsteigenden/Absteigenden Summen-Spalte können Sie zusätzlich Zwischensummen bilden.

Verkettung mehrerer Funnel-Schritte

Eine richtige Marketing-Automatisierung erhalten Sie, sobald Sie die Zustände der einzelnen Kampagnen miteinander verknüpfen:

Bauen Sie zum Beispiel eine Interaktion mit einem Button „Mehr Informationen erhalten“ in Ihre Kampagnen-E-Mail ein, sodass die Emfpänger bei einem Klick automatisch den Zustand „Interesse“ erhalten. Beim Automatischen Follow-Up tragen Sie dann ein, dass der Empfänger in eine neue Kampagne verschoben wird, in der er dann z.B. eine Bestätigungs-Mail erhalten kann.

Auf diese Weise verknüpfen Sie die Mails so miteinander, dass Sie sogar ganze Labyrinth-Spiele programmieren könnten😉

Manueller vs. automatischer Versand

Es gibt noch einige Feinheiten in der Software, die zu beachten wären:

• Kreuzen Sie [x] automatisch versenden an, wird jeder neu hinzugefügte Empfänger automatisch mit einer E-Mail bedacht und von neu auf kontaktiert gesetzt.
• Wählen Sie bei neue Kunden aus, ob neu angelegte Kunden automatisch in diese Kampagne kommen sollen
• Nutzen Sie wahlweise den Button „Massen-Mail senden“, um allen Empfängern mit dem Status „neu“ eine E-Mail zu senden oder filtern Sie vorher in der Empfängerliste nach Firmen, Zuständen oder die Funktion „Bereich eingrenzen“, um erst einmal nur ein paar Empfänger zu erreichen

Learnings aus der Praxis

Wir haben mit dem Tool unsere Messeeinladungen organisiert: Zuerst bekam jeder eine E-Mail, ob er überhaupt Interesse hat oder sich aus dem Verteiler austragen möchte. Klickt der Empfänger an, dass er Interesse hat, bekam er anschließend eine zweite Mail mit dem Einladungs-Link für die Messe.

Dabei haben wir verschiedene Techniken, Überschriften und Texte im AB-Testing-Verfahren durchprobiert. Hier die wichtigsten Erkenntnisse:

• Das Templatesystem des CRM erlaubt das Einfügen des Unternehmensnamens in den Betreff oder die Mail. Gehen Sie aber sparsam damit um! Auf Krampf personalisierte Massen-Mails schneiden schlechter ab als ehrlich plump gehaltene unkonkrete Einladungsmails.
• Nutzen Sie die Interaktions-Links – ein anklickbarer Link wird mindestens doppelt so häufig in Anspruch genommen als die Aufforderung, auf die E-Mail zu antworten oder Sie anzurufen
• Entgehen Sie SPAM-Filtern, indem Sie auch immer das Opt-Out anbieten. Bieten Sie an, dass der Empfänger den zukünftigen Empfang von Nachrichten auch ablehnen kann.
• Nutzen Sie die Verkettung mit Follow-Ups, um sich lästiges Umherschaufeln und Kopieren-Einfügen von Kontakten zu ersparen
• Verschießen Sie nicht Ihr ganzes Pulver auf einmal. Mit der Funktion „Bereich eingrenzen“ kann man klar definierte Teilmengen der Kampagne kontaktieren und damit Experimente fahren, bis man das optimale Ergebnis erreicht hat.

Fazit

Das CRM, das in der ERPL Warenwirtschaft enthalten ist, ist ein mächtiges Werkzeug für Ihre Kundenkommunikation. Mit den Automatisierungsmöglichkeiten wie z.B. Follow-Up-E-Mails können Sie ganze Vertriebsabläufe bis zu einem gewissen Grad automatisieren.