Faire Aufgabenverteilung im Verein

Vereinsorganisation ist gar nicht so einfach. Es kann immer eine Herausforderung sein, wenn sich die Aufgaben im Verein häufen und nicht mehr zu bewältigen sind. Probleme sind oft Ausfälle durch Krankheit oder Desinteresse, unerfahrene Mitglieder oder auch langwierige, sich wiederholende Tätigkeiten, die nicht so gern gemacht werden. Das Chaos scheint perfekt zu sein. Geschickte Planung schafft jedoch Abhilfe und ermöglicht die Bewältigung von Aufgaben, ohne dem Verein den Charakter eines Hobbys zu rauben.

Aufgaben delegieren – richtig gemacht

Einige Vereine teilen die Aufgaben auf alle Mitglieder auf, jedoch ist diese Möglichkeit nicht gerade geschickt. Für ein Vereinstreffen werden gerne Speisen und Getränke von verschiedenen Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Teilt man nun die Besorgung auf alle Mitglieder auf, so besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass diverse Mitglieder die Materialien vergessen. Die bessere Lösung bleibt die Aufteilung auf wenige, aber zuverlässige Mitglieder, welche mehrere Ressourcen beschaffen, um so Problemen vorzubeugen.

Fairer Ausgleich der Mehrarbeit der Wenigen durch Minijobs?

Egal wie wichtig oder unwichtig Vereinsarbeit auch ist, sie kostet meist wertvolle Freizeit und Arbeitskraft. Allerdings lässt sich diese Freizeit auch als Arbeitszeit umsetzen, mithilfe eines Minijobs. Als Minijob kann man solche Aufgaben auch durchgehend machen. Das Entgelt darf die 450€ nicht überschreiten, kann aber auch wesentlich geringer ausfallen, wenn man Aufgaben auf viele Schultern verteilen will.

Die Vergütung hilft, die Motivation für ungeliebte Tätigkeiten oben zu halten und einen Ausgleich und Anerkennung für Vereinsengagement zu schaffen.

Gleichzeitig bietet es Vereinsmitgliedern in der sozialen Sicherung, mit den 100 € extra pro Monat, mehr Geld für die Familie übrig zu haben. Die Gesetzesgrundlage für Minijobs findet sich im Vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV).

Das Budget für die Minijobs sammelt man sich am besten durch Mitgliedsbeiträge und Gebühren von Mitgliedern ein, die gerne die Angenehmheiten des Vereinslebens ohne die Mühseligkeit einer aktiven Mitarbeit genießen wollen. Golfclubs erheben teilweise horrende Mitgliedsbeiträge, um den Rasen jederzeit in der gewünschten Qualität zu erhalten.

Meist werden solche Minijobs bei größeren Vereinen mit mehreren Abteilungen in der Geschäftsstelle geschaffen. Mitglieder- und Vereinsverwaltung, Buchführung, Abstimmungen mit Kommunen und Verbänden sind nur einige Aufgaben, die zum einen die Abteilungsleitungen entlasten und zum anderen aus rechtlichen Gründen oft nur von einer Geschäftsstelle durchgeführt werden dürfen.

Aufstellen von Ersatz bei kritischen Aufgaben

Sollte mal ein Mitglied ausfallen, so ist man gut beraten, mehrere Mitglieder in wichtige Aufgaben einzuweihen. Das Mitglied A fällt aus und Mitglied B übernimmt das Amt von Mitglied A. Für die anfallenden Mehraufwand für die wenigen Schultern sollte man sich aber auch eine angemesse Entschädigung einfallen lassen – und sei es Anerkennung.

Ist ein Ersatz schon vor dem Ausfall organisiert, so gibt es weniger Probleme im Ernstfall. In der Regel reichen ein bis zwei Ersatzmitglieder pro Aufgabe für einfache Vereinstätigkeiten aus.

Eine gute Möglichkeit, noch weitere Mitglieder einzuarbeiten, ist die gleichmäßige Aufteilung in Dienstplänen. Mitglied A pflegt die Mitgliederlisten, Mitglied B sorgt sich um Arbeitsmaterialien, Mitglied C erledigt Putzarbeiten und so weiter. Pläne können genauso alle Mitglieder an jeder ausführbaren Tätigkeit beteiligen und auch für Ordnung sorgen. Ein Plan gibt an, welches Mitglied zu welcher Zeit mit welche Aufgabe beschäftigt ist, damit steigt auch die Transparenz und kein Aufschrei wegen ungerechter Verteilung. Alle Mitglieder sollten an den Plan sich beteiligen und so ein stimmiges Gleichgewicht aufbauen.

Prioritäten

Statt Aufgaben willkürlich zu erledigen, ist es von größerer Bedeutung für jede Aufgabe eine Priorität zu setzen. In einer Liste können alle Tätigkeiten notiert und mit einer Wichtigkeitsstufe versehen werden. Ressourcen sind immer knapp und nicht immer kann man sich alle Wünsche gleichzeitig erfüllen. Setzt man Aufwand und Zeitrahmen, sowie den erzielten Nutzen oder verhinderten Schaden in Zusammenhang, ergibt sich eine optimale Abarbeitungsreihenfolge. Sollten die weniger wichtigen Aufgaben, welche noch Zeit haben, zuerst erledigt werden, dann fehlen Ressourcen für die wichtigeren Aufgaben, das erzeugt wiederum Stress und Zeitdruck.

Durch Outsourcing zu mehr Freizeit

Wem dann doch Freizeit wichtiger ist, der lässt die qualvollen Pflichten wie Rechnungen schreiben von externen Quellen bearbeiten. Als Outsourcing bringt es gleich drei Vorteile: mehr Kapazitäten im eigenen Verein, professionelle Qualität bei der Bearbeitung der Aufgaben, sowie die Haftung für Durchführungsfehler. Gerade bei Steuerfragen ist der Vorstand beraten, nicht das gesamte Risiko der Buchführung privat zu tragen. Externe Unternehmen arbeiten professionell und sind in der Regel auf solche Aufgaben spezialisiert. Auch viele Unternehmen setzen auf externe Kapazitäten. Outsourcing kann seinen Preis haben – dafür bekommt man aber eine gleichbleibende Qualität, die nicht von der Laune der eigenen Mitglieder abhängig ist.

Auf einer anderen Weise helfen Berater. Berater können bei Umstrukturierungsarbeiten, sowie bei der Professionalisierung und dem Wachstum des Vereins helfen. Die Berater verschaffen sich einen Einblick in den Verein und erstellen darauf einen Bericht, was wie verbessert werden kann. Professionelle Unternehmensberater lohnen sich allerdings erst, wenn man mit seinem Verein tatsächlich in den professionellen Bereich wechselt.

Vereinsstruktur und Hierarchie

Ein klassisches Model ist die Bildung von Gruppen und Abteilungen. Eine Gruppe ist beispielsweise die „F-Jugend Fußball“, während in der Abteilung „Fußball“ alle Fußballer-Gruppen zusammengefasst werden. Jeweils eigene Gruppen- und Abteilungsleiter stehen damit zur Selbstorganisation zur Verfügung, was wiederum den Vorstand entlastet.

Gruppen- und Abteilungsleiter bekommen gewisse Budgets zur freien Verfügung, während größere Ausgaben mit dem Vorstand besprochen werden müssen. Um die Auslebung des Vereinslebens kümmert sich die Gruppe oder Abteilung dann komplett selbst.

Weiterbildung von leitenden Vereinsmitgliedern

Durch Besuche von Seminaren und Kursen können Vorstände, sowie Gruppen- und Abteilungsleiter, aber auch einfache Mitglieder viel neues Wissen erlangen. In Weiterbildungen birgt sich ein oft unterschätztes Potential, welches Vorteile von einer schnelleren Ausarbeitung der Arbeiten bis zum Qualitätsgewinn mit sich bringt. Das reicht von Kommunikationsseminaren über Führungs- und Leitercoachings bis hin zu Fachtagungen zum jeweiligen Vereinsgegenstand.

Dabei kann sich der Verein einen Vorteil zu Nutze machen: Nur ein Mitglied muss das Seminar besuchen und kann dann das Gelernte im Verein in Kurzform wiedergeben. Dabei wird das erlernte Wissen komprimiert und so gefiltert, dass man die wichtigsten Learnings für den eigenen Verein mitnimmt.

Delegieren von regelmäßigen Aufgaben

Wer einen Arbeitsrhythmus besitzt, bei dem läuft die Arbeit meist flüssig. Am Freitag Kehren oder Dienstag Einkaufen gehen, jeden 2. Donnerstag Team-Meeting, Samstag Pause und so weiter. Beim Übertragen der Aufgaben sollte auch der Rhythmus des Mitglieds beachtet werden, da viele ihre eigenen Pläne mit neuen Aufgaben kombinieren um Probleme zu vermeiden

In vielen Vereinen finden sich auch zurückhaltende Mitglieder, welche keine besonderen Aufgaben zu erledigen haben und eher im Hintergrund bleiben. Oft lässt man diese Mitglieder auch eher aus Aufgaben heraus, aber genau hier bietet sich ein Einbinden und das Hervorbringen in den Vordergrund an. Mithilfe von Aufgaben erlernen Mitglieder neues Wissen und neue Fähigkeiten oder bauen Vorhandenes aus, denn bekanntlich wächst man mit seinen Aufgaben. Auch wenn sichtbare Erfolge ausbleiben, bleibt das Wissen und die Erkenntnis des Nicht-Könnens erhalten. Ein Schaden bleibt jedoch in der Regel aus, wodurch sich ein Versuch immer lohnt.

Mit intelligenter Software in die Zukunft

Eine gute Vereinssoftware ist ebenfalls sehr wichtig für die Bewältigung der Tätigkeiten. Wir leben in einem digitalen Zeitalter, in dem Papierverwaltung unnötige Arbeit gegenüber der digitalen Variante macht. Gibt es Termine, können diese einfach eingetragen werden und bei Bedarf mit Erinnerungsfunktion ausgestattet werden. Oder Mitglieder verwalten: Ein Mitglied tritt dem Verein bei, ein anderes verlässt ihn. Hat man hier noch das zentrale, die Vereinsliste verwaltende Mitglied, ist das ein Flaschenhals für die komplette Verwaltung.

Auch Mitgliederbeiträge können automatisch am Periodenanfang abgebucht werden. Somit kann eine langwierige, zeitraubende Aufgabe an einen Computer abgegeben werden.

Noch komfortabler ist das Organisieren von Zuhause aus. Eine gute Software liegt in der Cloud und daher von überall abrufbar. Mit Offline-Versionen kann auch ohne Internet gearbeitet werden, bei erneuter Verbindung werden die Änderungen synchronisiert. Durch Software in der Cloud kann überall mit jedem Betriebssystem mit jeden gängigen Browser der Verein organisiert werden. Mit der Cloud ist es auch möglich, Dokumente zu speichern und zu übertragen.

Durch ein ausgereiftes Berechtigungssystem werden auch alle organisatorischen Bedarfe gedeckt. Sei es Berechtigungen für Trainer, Mitglieder, Organisatoren, Sponsoren, Chefs oder Besucher. Daraus ergibt sich auch die Möglichkeit zur Eigenverwaltung seines Verein-Kontos oder die ausschließliche Nutzung von festgelegten Mitglieder-Konten.

Natürlich bestehen auch Systeme mit speziellen Anforderungen wie Ausrüstungsverwaltung. Ebenso können auch Veranstaltungsorte und Sponsoren verwaltet werden. Unfälle, Verletzungen und Notizen können vermerkt werden. Vereinsbudget verwalten ist auch nur ein Bruchteil, welcher sehr wichtig sein kann. Besonders in einem Individual-Programm sind keine Grenzen der Möglichkeiten gesetzt.

Neben dem kostenlosen Programm „ERPL Verein“ gibt es auch noch den Softwarehersteller hinter dem ERPL Verein, Launix, der sich um die Individualbedürfnisse professionellerer Vereine kümmert und angepasste Sondermodule für das Grundsystem vertreibt.

Fazit

Aufgaben delegieren ist nicht so einfach, aber mit ein wenig Fingerspitzengefühl gelingt auch diese Aufgabe. Wichtig ist und bleibt die Planung. Wenig Mitglieder an Aufgaben binden und Mitglieder als Ersatz einplanen ist nur ein wichtiger Schritt in die Bewältigung der Aufgaben. Ordnung ist das Halbe Leben. Auch die Struktur muss beachtet werden. Es gibt nicht nur Chef und Mitglieder, sondern auch Sponsoren, Organisatoren und einzelne Teams mit einen weiteren Team-Leiter.

Nur wer diese Strukturen und Planungen beachtet, schafft es, alle Aufgaben des Vereins zu meistern. Nur gemeinsam kann man Probleme und Aufgaben lösen, egal ob Sport oder Modellbauverein. Vereinsarbeit ist Teamarbeit.