ERPL Tutorial: Adressen importieren

Alte Kundenlisten können Sie bequem aus Excel oder CSV importieren.

Kunden und Kontakte optimal zu verwalten ist das A & O in jedem Unternehmen.

Nicht nur alle Daten jederzeit im Blick zu haben, auch alle Interaktionen aus einer Ansicht zu starten, vereinfacht das Arbeiten um Größen.

Aus der Tabellenansicht können zudem neue Kunden angelegt oder komplette Kundenlisten importiert werden.

Kunden importieren leicht gemacht

Über den Button „Importieren“ wählen Sie die gewünschte Datei (csv, xls) aus. Es ist dabei unerheblich, wie die Struktur der zu importierenden Datei aufgebaut ist. Wichtig ist zum einen, dass in der ersten Zeile die Überschrift steht und die Daten in einer einheitlichen Struktur zur Verfügung stehen.

Ein Problem beim Importieren stellen immer mögliche Duplikate dar. Dazu ist es natürlich auch wichtig, die Qualität der zu importierenden Daten zu kennen.

  • Duplikate ignorieren
    • Datensätze, die schon vorhanden sind, werden ohne Änderung beibehalten und aus der Quelldatei keine Werte übernommen.
  • Duplikate ergänzen
    • Die Werte in vorhandenen Datensätzen bleiben erhalten. Sind in der Quelldatei für einzelne Spalten Daten vorhanden, die im Ziel noch leer sind, so werden diese Datensätze ergänzt. (Bsp. Firma xy ist schon vorhanden aber ohne Telefonnummer; in der Quelldatei ist eine Telefonnummer vorhanden und der Datensatz wird ergänzt.
  • Duplikate überschreiben
    • Vorhandene Datensätze werden mit den Daten aus der Quelldatei komplett überschrieben.
  • Nichts ändern – nur Duplikate Auflisten
    • Sie erhalten eine tabellarische Übersicht aller vorhandenen Duplikate. Diese können dann weiter bearbeitet werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie mit Duplikaten umgehen können, um doppelte Eingaben zu verhindern.

Es ist auch möglich, Daten aus einer Spalte der Quelldatei in zwei Spalten der Datenbank zu importieren. Dies ist vor allem bei Namen oder Orten der Fall, wo oft Vor- und Zuname bzw. PLZ und Ort in eine Spalte erfasst werden.

Klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Spalte der zu importierenden Datei (rechts) und ziehen diese auf die entsprechende Spalte in der Datenbank (links).

Im Beispiel stehen Vor- und Nachname in einer Spalte der Quelldatei. Diese Spalte wird zunächst per Drag & Drop sowohl der Zielspalte Name als auch der Zielspalte Nachname zugewiesen.

Haben Sie zusammengesetzte Quelldaten, so ordnen Sie die Spalte der Quelldatei zuerst beiden Zielen zu und wählen anschließend, welche Werte eingetragen werden sollen.

Über den kleinen Button im roten Kreis können Sie die Inhalte der Quelldatei trennen und den einzelnen Zielspalten zuordnen.

Nach dem Import erhalten Sie einen Report.

Darin sehen Sie welche Aktionen ausgeführt wurden.

Zudem können Sie für die gerade importierten Daten weitere Aktionen anschieben, zB. neue Kunden einer Kampagne zuordnen.