Dokumenten-Management

Im Dokumenten-Management (DMS) verwalten Sie sowohl eingescannte Schriftstücke, E-Mail-Anhänge als auch vom Programm erzeugte PDFs. Das DMS verwaltet nicht nur die Verknüpfungen mit allen zusammenhängenden Datensätzen (z.B. Artikel, Kunden, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen), sondern speichert auch alle Revisionen eines Dokuments. So können Sie auch auf alte Versionen zurückgreifen, wenn etwa zwischenzeitlich Angebotspositionen hinzugefügt wurden

Jedem Dokument kann einer Kategorie zugeordnet werden. Kategorien verknüpfen Dokumente mit anderen Tabellen; so kann z.B. eine Kategorie „Angebote“ eingerichtet werden, die eine Verknüpfung mit der Angebots- wie auch der Kundentabelle ermöglicht.

Zunächst legt der Admin die Dokumentenkategorien im Menü „DMS-Kategorien“ an und gibt an, mit welchen Datensätzen die Kategorie verknüpft werden soll.

Um vom Programm erzeugte Dokumente ebenfalls mit dem DMS zu verwalten, müssen Sie nur im Konfigurationsbildschirm eine passende Kategorie auswählen.

Daraufhin wird sofort z.B. jedes Angebots-PDF, das erzeugt wird, als Dokument abgelegt und – wenn die Kategorie entsprechend definiert wurde – mit dem entsprechenden Angebot und dem zugehörigen Kunden verknüpft. So sehen Sie bequem im Kundendatensatz allen zugehörigen Schriftverkehr.

Revisionen

Erzeugen Sie das PDF mehrmals, wird jeweils eine neue Revision angelegt. Sie können auf die Dokumentrevisionen zugreifen, in dem Sie den Dokumenten-Datensatz per Klick aufrufen und die Revisionsliste einsehen.

Besonders praktisch – besonders für das papierlose Büro – ist die Funktion beim Anlegen eines neuen Dokuments. Fügen Sie ein neues Dokument hinzu, etwa einen E-Mail-Anhang, ein auf der Festplatte gespeichertes PDF oder einen gescannten Brief, können Sie gleich nach dem Hochladen direkt einen verknüpften Datensatz bearbeiten oder einen neuen erstellen.

Erhalten Sie z.B. eine Bestellung eines Kunden per E-Mail, sollen die Daten wie (Bestellnummern, Adressdaten usw.) in die Datenbank übernommen werden. Beim Erstellen der Rechnung sehen Sie eine Ansicht des Dokuments im geteilten Bildschirm, sobald das Dokument verknüpft ist.